Tietosuojailmoitus

27.9.2024

Opetus- ja kulttuuritoimi

Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto
Postiosoite: PL5, 13035 AVI
Puhelinvaihde: 0295 016 000
kirjaamo.lansi@avi.fi | www.avi.fi

Tietosuojailmoitus

Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston tietosuojailmoitus rekisteröidylle omaparkki.fi palvelussa käsiteltävistä henkilötiedoista

1. Yleistä

Tämä tietosuojailmoitus sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot rekisteröidylle (luonnolliselle henkilölle). Tämä ilmoitus annetaan rekisteröidylle henkilötietoja kerättäessä.

2. Rekisterin nimi

Omaparkki yhteystieto- ja organisaatiorekisteri
Rekisteri kuuluu Opetus- ja kulttuuritoimen henkilörekistereihin.

3. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: valtakunnallinen
Postiosoite: PL 5, 13035 AVI
Puhelinvaihde: 029 501 8450
Kirjaamo: kirjaamo.lansi(at)avi.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kerätä etsivää nuorisotyötä, työpajatyötä tai aikalisätoimintaa tekevien organisaatioiden ja henkilöiden yhteys- ja taustatietoja.

Tarkoitus on, että kyseistä toimintaa tarvitsevat voisivat helposti tavoittaa oman alueensa etsivän nuorisotyön tekijöitä ja aikalisätoimijoita entit.fi ja aikalisätoiminta.fi verkkosivuilta.

Rekisteröidyistä voidaan tehdä myös organisaatiokohtaisia raportteja valtionavunseurantaa varten.

Rekisterin avulla myös ylläpidetään postituslistaa, jotta toimijat voidaan tavoittaa helposti.

5. Henkilötietojen käsittelyn yleiset oikeusperusteet

Henkilötietojesi käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohdanmukaiseen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen ja aluehallintovirastoille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tätä perustetta täydentää tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

7. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietojen tyypit

Verkkosivujen käyttäjät

Omaparkki-fi palvelussa ovat käytössä vain istuntoevästeet, jotka tallentavat tietoa vierailustasi. Kerätyt tiedot eivät mahdollista käyttäjän yksilöimistä.

  • IP-osoitetieto
  • Isäntädomainin tunnus (kuten. .fi .com)
  • Sivustolle johtaneen sivuston osoite ja mahdolliset hakutermit
  • Mitä sivuja ja tiedostoja käyttäjä on Omaparkki.fi -sivustossa käyttänyt
  • Omaparkki.fi-sivustolla käytetyt hakutermit
  • Käyttäjän internet-selaimen tiedot (selainmoottori, versio, käyttöjärjestelmä)

Käyttäjätilin luoneet sekä AVI ylläpitäjät

Joidenkin sivujen ominaisuuksien käyttäminen vaatii käyttäjätiliä. Kaikilta käyttäjätilinluoneilta kerätään seuraavat tiedot soveltuvin osin:

  • nimi (etunimi, sukunimi)
  • yhteystiedot (työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero)
  • organisaatio, jonka alle tiedot on kiinnitetty (työnantaja)
  • tehtävänimike
  • roolitieto
    • työntekijä
    • esihenkilö
    • vuosikyselyn yhteyshenkilö
    • työpajajohtaja (vain työpajat)
    • etsivän nuorisotyön (lähi)esihenkilö (vain etsivät)
    • PAR-pääkäyttäjä (voi olla useita)
    • käynyt aikalisäperehdytyksen (vain etsivät)
  • rooliperustainen käyttöoikeus (lukuoikeus / muokkaus- ja raportointioikeus)
  • käyttöoikeuksien tila (aktiivinen / passivoitu)

Etsivän nuorisotyön tai työpajan tehtäviä hoitava

Työsuhdetietoja ja tilastollisia taustatietoja kerätään etsivän nuorisotyön tehtäviä hoitavista ja työpajojen työntekijöistä valtionapuseurantaa varten. Tilastointia varten työntekijän rekisteröiminen ei ole pakollista.

  • työsuhteen tiedot (aloitus- ja päättymispäivä, organisaatio, työsuhde, työtehtävä(-t), työaikaprosentti)
  • poissaolotiedot henkilötyövuosien laskentaa varten (aloitus- ja päättymispäivä, palkallinen / palkaton poissaolo)
  • tilastolliset taustatiedot (sukupuoli, ammattinimike, ylin suoritettu tutkinto)
  • laajennetut taustatiedot vain etsivästä nuorisotyöstä (kielitaito, työkokemusvuodet)

Entit.fi ja aikalisatoiminta.fi verkkosivuille suostumuksen antaneet henkilöt

  • suostumus tietojen näkymiseen julkisilla verkkosivuilla (kyllä / ei)
  • näyttönimi halutussa muodossa (etunimi, sukunimi)
  • yhteystiedot (työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, muut yhteydenottokanavat)
  • toiminta-alue

Kirjautuneet käyttäjät

Jokaisesta kirjautuneen käyttäjän toimista lokitetaan seuraavat tiedot:

  • IP-osoite
  • Mahdollinen oliotyyppi ja moduuli mitä tapahtuma koskee
  • Tapahtuman kuvaus:
    • Käyttäjä on kirjautunut sisään tai - ulos
    • Käyttäjä on muokannut tietoja ja sen kohteen nimi ja ID
    • Mitä tietoja käyttäjä on poistanut

8. Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat

Henkilötietojen käsittelijöitä ovat

  • Rekisterinpitäjä: Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto, rekisteröidyt AVI ylläpitäjät
  • Järjestelmätoimittaja: Innoventum Oy, joka voi toteuttaa Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston kanssa tehtyyn sopimukseen perustuen järjestelmän ylläpitoa, kehitystä, tiedon tallennusta ja tiedon siirtoa.
  • Organisaatiokohtaisia henkilötietojen käsittelijöitä ovat kaikki organisaation rekisteröimät käyttäjät, käyttöoikeuksien mukaan. Jokainen rekisteröity organisaatio vastaa oman organisaationsa henkilötietojen käsittelystä ja oikeellisuudesta.

9. Henkilötietojen säännölliset tietolähteet

Henkilötietojen lähteenä voivat olla:

  • Rekisteröidyt itse
  • Rekisteröidyn organisaatio
  • Rekisteriin tallennettavia tietoja voidaan saada myös rekisteröidyn organisaation vastuuhenkilöltä verkkokyselyn välityksellä, sähköpostilla tai puhelimitse.

10. Henkilötietojen säännölliset luovutukset

Omaparkki-palvelun kautta raportoidaan kerran vuodessa organisaatioiden tekemää työtä henkilöstöraportin kautta. Tiedot luovutetaan aluehallintovirastojen käyttöön valtionapuseurantaan liittyen. Tietojen luovutuksen seurannasta kerätään lokitietoa.

Rekisteröidyt itse päättävät henkilötietojensa luovuttamisesta entit.fi ja aikalisatoiminta.fi verkkosivulle ja määrittelevät itse verkkosivulla julkaistavat tiedot.

Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto omaparkki -palvelun rekisterinpitäjänä käsittelee säännöllisesti järjestelmästä saatavaa rekisteri- ja tilastotietoa.

11. Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

12. Henkilötietojen säilyttämisajat

Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään henkilötietojen poistamisesta raportointikauden päättymiseen saakka. Henkilötiedot poistetaan lopullisesti järjestelmistä kerran vuodessa.

Etsivän nuorisotyön ja työpajojen tehtäviä hoitavan henkilön henkilötietoja säilytetään työtehtävien hoitamisen ajan. Henkilötietojen poistamisesta vastaa organisaatio, jonka alaisuuteen henkilö on rekisteröity ja henkilö itse.

Kaikkien lokien säilytysaika on viisi vuotta.

13. Henkilötietojen käsittelyn suojaaminen

Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii sitä myös henkilötietojen käsittelijöiltä.

14. Henkilötietojen automaattisen käsittelyn ja profiloinnin olemassaolo

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin, joilla olisi vaikutuksia rekisteröityjen oikeuksiin tai vapauksiin nähden.

15. Yhteystiedot oikeuksiesi käyttämiseen

Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto
Käyntiosoite: Wolffintie 35, Vaasa
Puhelinvaihde: 029 501 8450
Kirjaamo: kirjaamo.lansi(at)avi.fi

16. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietoa mm. siitä, mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja millä tavalla sen teemme. Tämän ilmoituksen tavoitteena on antaa sinulle kokonaiskuva tämän ilmoituksen kohteena olevasta henkilötietojenkäsittelystä aluehallintovirastossa. Jos koet, että tämä ilmoitus ei anna sinulle tavoittelemaamme kokonaiskuvaa, olemme epäonnistuneet tavoitteessamme. Tässä tapauksessa ja aina silloin, kun sinulla on kysyttävää aluehallintovirastojen henkilötietojen käsittelystä, voit olla yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla).

Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi

Voit pyytää ja saada jäljennöksen sinusta tallennetuista henkilötiedoista lähettämällä allekirjoitetun tietopyyntölomakkeen kirjeellä tai sähköpostitse aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot kohdassa 13). Toteutamme pyyntösi, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeutesi toteuttamisesta. Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja toiminnassamme. Mikäli emme käsittele henkilötietojasi, on sinulla oikeus saada tieto myös tästä.

Lomake: Henkilötietojen tarkastuspyyntö

Lähetä kirjallinen pyyntösi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Omaparkkiin rekisteröitynä henkilönä, sinun on mahdollista tarkistaa ja muuttaa omat tietosi myös kirjautumalla omaparkki.fi -palveluun.

Tietojen oikaiseminen tai täydennys

Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua ilmoittamaan, mikä tieto on virheellinen ja miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Lähetä kirjallinen tietojen oikaisupyyntö aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Käsittelyn rajoittaminen

Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain sinun suostumuksellasi jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia yleisen edun vuoksi, tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi. Mikäli rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu. Lähetä kirjallinen tietojen rajoitusvaatimus aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateenlaatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lähetä kirjallinen ja perusteltu vaatimuksesi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Suosittelemme kuitenkin olemaan ensin yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla).

Yleistä lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

17. Aluehallintovirastojen tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava
029 501 8015
tietosuoja(at)avi.fi

Aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan voit olla yhteydessä, mikäli tarvitset lisätietoja aluehallintovirastojen suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Henkilötietojesi käsittelyä koskevien oikeuksiesi käyttämiseen liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä aluehallintoviraston kirjaamoon, jonka yhteystiedot löydät yltä.