Ennen kuin PAR-tiimi voi asentaa PAR-järjestelmän, seuraavat asiat täytyy ottaa huomioon.

Mahdollisen usean samanaikaisen käyttäjän tarpeen määrittäminen (etsivän nuorisotyön tai työpajan työntekijät sekä esimiehet)

Jos käyttäjiä on useampi, on löydettävä PAR-järjestelmälle suojattu sijainti yhteisellä verkkoasemalla, johon kaikilla käyttäjillä on pääsy. Pilvipalvelut kuten Onedrive tai Google Drive eivät käy, sillä tiedonsiirto palveluihin ei ole välitöntä.

Jos on vain yksi käyttäjä, hän on samalla myös pääkäyttäjä. Tässä tilanteessa PAR-järjestelmä voidaan asentaa käyttäjän omalle työpisteelle salasanalla suojattuun ympäristöön. Suosittelemme käyttämään tietokoneen kiintolevyn salausta, kuten Bitlockeria.

SQL-yhteys ja -tietokanta

Suosittelemme SQL-palvelimen käyttöä suuremmissa organisaatioissa, joissa on vähintään 10 yhtäaikaista käyttäjää tai jos yhteiskäytössä on ongelmia Excel-tietokannan kanssa. PAR ja SQL ohjeeseen voi tutustua tästä linkistä.

Ohjeistuksien sijainnin määritys

Sijainti tulee määrittää paikkaan, johon tilastointiin liittyvä oheismateriaali kuten ohjeet, lomakkeet ja muu tilastoihin liittyvä aineisto voidaan sijoittaa. Sijainti voi olla sama kuin PAR-ohjelman sijainti – tai jokin muu yhteinen suojattu verkkoaseman tila, jonne kaikilla PAR-käyttäjillä on pääsy.

PAR-järjestelmän ohjelmistovaatimukset

• Jokaisella PAR-käyttäjällä tulee olla asennettuna työasemalle Microsoft Excel 2010 tai uudempi. Online-versio Excelistä tai vaihtoehtoiset Excel-ohjelmat kuten Libreoffice eivät käy.
  
  
• Windows-tietokone, joka täyttää Excel 2010 tai uudemman käyttöjärjestelmä- ja laitteistovaatimukset. PAR-järjestelmän Office for Mac -tuki on kokeellinen ja ei sisällä monia ominaisuuksia, mitä Windows versio sisältää. Lisätietoja PAR-tiimiltä.
  
  
• Riittävät käyttöoikeudet kaikille PAR-käyttäjille verkkoasemalla: PAR tarvitsee toimiakseen oikein luku- ja kirjoitusoikeudet kansioihin Käyttöliittymä, Tietokanta, Liitteet ja Tilastot. SQL-käytössä riittää lukuoikeudet kansioihin Käyttöliittymä ja Tilastot.
  
  
• Käytettäessä suositeltua PAR kirjautuminen.vbs -tiedostoa, VBScript-tiedostojen suorittamisen täytyy olla sallittu.

ICT-hallinnon suostumus ja osallistuminen

Suurimmassa osassa organisaatioita ICT-hallinto vastaa työasemien tietoturvasta ja heidän kuuluu tietää kaikista asennettavista ohjelmista, mihin PAR-järjestelmä lukeutuu. Eritoten heitä kiinnostaa asennusta varten tarvittava TeamViewer-etätyöpöytäyhteys, joka saatetaan käsitellä jonkinasteisena tietoturvariskinä, kun organisaation ulkopuolinen ihminen saa etäyhteydellä koneen hallinnan.

PAR-järjestelmä sisältää sensitiivistä asiakasdataa ja on hyvä, että tämän tiedon suojelemiseksi ICT-hallinnon ihmiset ovat mukana määrittämässä sijaintia ja salauksia organisaation työkalujen mukaiseksi.

Muun muassa näistä syistä on hyvä ottaa ICT-hallintoon aina yhteys ennen PAR-järjestelmän käyttöönottoa.

Rekisteriseloste ja tietoturva

Organisaatiokohtainen tietosuojaseloste tulee olla tehtynä PAR-järjestelmästä. Pohjan tietosuojaselosteelle ja dokumentaatiota hyville rekisterikäytännöille löydät tästä linkistä.