Jos pääkäyttäjä vaihtuu, kirjataan ensin uusi pääkäyttäjä järjestelmään tai lisätään käyttöoikeuksia halutulle työntekijälle. Tämän jälkeen vanhan pääkäyttäjän oikeudet muutetaan/poistetaan uuden pääkäyttäjän tunnuksilla. Pääkäyttäjä ei siis voi poistaa olennaisia oikeuksia itseltään, mutta voi esimerkiksi rajata pois asiakasoikeudet, mikäli hän ei tee asiakastyötä. Pääkäyttäjiä voi olla olemassa useampi kuin yksi.