Pääkäyttäjä huolehtii siitä, että järjestelmään kirjataan organisaatio- ja käyttäjätiedot ajantasaisesti. Jokaiselle järjestelmän käyttäjälle annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Kunkin käyttäjän oikeudet määritellään erikseen. Käyttäjätunnus on tarkoitettu vain henkilökohtaiseen käyttöön ja salasanat tulee muuttaa ensimmäisellä kirjautumiskerralla.