Työntekijän tietojen kirjaamisen jälkeen valitaan ’Käyttöoikeudet’-välilehti. Kirjaamisen yhteydessä pääkäyttäjä antaa käyttäjille henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen. Käyttäjätunnus sisältää tiedon siitä, mitä oikeuksia kirjaajalla on. Siksi on tarpeen ennen kirjaamista huolellisesti miettiä, mitä oikeuksia kullakin työntekijällä on. Liian kapeat oikeudet vaikeuttavat työn tekemistä, mutta liian laajat oikeudet voivat olla tietoturvariski.

Käyttöoikeudet kirjataan jokaiselle käyttäjälle! Käyttöoikeudet on jaoteltu seuraaviin ryhmiin: Admin/Esimies, Raportit ja Tilastot, Asiakashallinta sekä Rajoitukset, joilla voidaan vielä rajata tai täsmentää oikeuksia. 

Admin / Esimies

• Työntekijähallinta antaa mahdollisuuden lisätä ja muokata työntekijöiden tietoja. Nämä oikeudet myös avaavat Organisaatio-lehden käytettäväksi. Toimintamuistio-välilehti on aina henkilökohtainen!
  
  
• Käyttöoikeushallinta antaa muokata käyttöoikeuksia itselleen ja muille työntekijöille. Tämän yhteydessä on oltava myös Työntekijähallinta-oikeudet!
  
  
• Koodien hallinta antaa pääsyn koodien hallinta -sivulle, jolla määritellään organisaation tarpeellisiksi koettuja koodeja.

Raportit

Raportit oikeuksilla saadaan käyttöön tällä hetkellä vain PARkki-raportti.

Oikeus asiakasraportteihin on syytä olla esimiehillä ja kaikilla asiakaskirjauksia tekevillä työntekijöillä, erityisesti etsivässä nuorisotyössä. Nämä raportit sisältävät vain anonyymiä asiakastilastoa.

Asiakashallinta

• Katseluoikeudet antavat oikeuden vain lukea asiakkaan tietoja, jolloin tietoja ei pääse muuttamaan. Muutosoikeuksilla puolestaan pääsee lisäämään ja muuttamaan asiakastietoja.
  
  
• Oikeus omiin asiakkaisiin antaa oikeudet asiakkaisiin, joiden yhteyteen sinut on lisätty työntekijäksi.
  
  
• Oikeus oman yksikön asiakkaisiin antaa oikeudet sen yksikön asiakkaisiin, joka sinulle on määritetty omissa tiedoissa.
  
  
• Oikeus kaikkiin asiakkaisiin antaa oikeudet kaikkien asiakkaiden tietoihin.

Nämä oikeudet vaikuttavat siihen mitkä asiakkaat näkyvät etusivulla, kenen tietoja pystyy muuttamaan ja kenen tiedot saa näkyville asiakaslistaan tai muihin raportteihin.

Asiakastietoihin on pääsääntöisesti oikeus vain niillä työntekijöillä, jotka tekevät varsinaista asiakastyötä ja silloinkin pääsääntöisesti vain omien asiakkaidensa tietoihin. Muutosoikeus kaikille asiakkaille tulee kysymykseen useimmiten etsivässä nuorisotyössä ja pienissä työpajaorganisaatioissa. Nämä oikeudet tarvitset myös silloin, jos haluat esimerkiksi työmaapäiväkirjan osallistumisraportin kaikista työpajan asiakkaista.

Asiakkaalle luovutettavia raportteja saa muokkausoikeuksilla kyseiseen asiakkaaseen. 

Rajoitukset

• Ei aktiivisia oikeuksia poistaa kaikki oikeudet, vaikka muitakin oikeuksia olisi valittuna. Tämä valinta estää kirjautumisen kokonaan!
  
  
• Vain raportointioikeudet antaa mahdollisuuden PARkki-raportin tekemiseen ja omiin tietoihin, mutta asiakastyökalut on poistettu käytöstä.
  
  
• Vain asiakkaiden perustietojen käsittely poistaa näkyviltä asiakkaan muiden välilehtien tiedot.
  
  
• Vain työmaapäiväkirjan täyttäminen antaa mahdollisuuden vain asiakkaan työmaapäiväkirjan kirjaamiseen.
  
  
• Ei muistio-oikeuksia poistaa asiakashallinnasta muistiotyökalun käytön.

Rajoituksilla voidaan rajata/täsmentää oikeuksia. Jos raportoinnit toimittaa esim. toimistotyöntekijä, on hänelle mahdollista antaa vain raportointioikeudet – samoin hän voi esim. kirjata asiakkaiden perustietoja, mutta ei mitään muita asiakkuuteen liittyviä seikkoja. Pajalla taas voidaan miettiä riittääkö työvalmentajalle vain työmaapäiväkirjaoikeudet.