Asiakkaan poistaminen asiakkuuden päätyttyä tapahtuu Poista- tai Massapoisto -painikkeella. Poistamisen yhteydessä asiakkaiden tunnistetiedot, muistiot ja liitteet poistetaan, eli asiakkaat anonymisoidaan, mutta tilastollinen materiaali jää järjestelmään. Ole huolellinen käyttäessäsi Poista-toimintoa, sillä poistettuja asiakkaita ei voi palauttaa. Jos poistettu henkilö tulee uudelleen asiakkaaksi, hänet kirjataan uutena asiakkaana.

Järjestelmästä voidaan poistaa vain päättyneitä asiakkaita. Asiakkuus katsotaan päättyneeksi silloin, kun kaikki jaksot ovat päätetty niin, että niille on kirjattu päättymispäivä ja päättymisen syy. Jos on oletettavaa, että henkilö tulee uudelleen asiakkaaksi, eikä ole suoraa henkilötietolain mukaista syytä poistaa asiakastietoja, niitä ei kannata poistaa.

Asiakastietoja säilytetään enintään neljä vuotta asiakassuhteen päättymisestä, mutta poistetaan mielellään heti, kun tietoja ei enää tarvita. Huomaa, että edellisen kalenterivuoden asiakkuuksia ei kannata poistaa ennen vuositilaston tarkastamista ja julkaisua! Poistettujen asiakkaiden tilastotiedot tosin näkyvät tilastoissa, mutta jos on tarvetta täsmentää/korjata tietoja, asiakas ei ole enää tunnistettavissa.

Poista yksittäinen asiakas

Poista-painiketta käytetään yksittäisen asiakkaan poistossa erityisestä syystä, normaalitilanteessa suosittelemme massapoistoa Poista useita asiakkaita -painikkeella. Virheelliset tai asiakkaan tuplakirjaukset poistetaan järjestelmästä Poista-painikkeella, ja rastitetaan ‘Poista asiakas myös tilastoista’ -valinta. Tällöin asiakkaasta ei jää jäljelle edes tilastollista merkintää, vaan kaikki tiedot poistetaan.

Poista useita asiakkaita kerralla

Massapoisto-painikkeesta avautuu ikkuna, josta voi poistaa useita asiakkaita kerrallaan. Tämä ikkuna sisältää poistolistan asiakkuuksista, jotka ovat päättyneet ennen valittua vuotta.

Oletuksena listaan tulee yli 3 vuotta sitten päättyneet asiakkuudet. Valitse haluamasi vuosi pudotusvalikosta 'Listaa päättyneet asiakassuhteet ennen vuotta'. Voit lajitella listan ikkunassa näkyvien sarakkeiden perusteella pudotusvalikosta 'Lajittele lista seuraavan kentän mukaan'.

Tutki poistettavien asiakkaiden listaa tarkasti ennen poistoja! Jos haluat säilyttää osan listalla näkyvistä asiakkaista vielä PAR-järjestelmässä, käytä toimintoa ‘Poista listalta’. Valitse säilytettävät asiakkaat ja paina Poista listalta -painiketta. Voit toistaa tämän niin monta kertaa kuin tarvitset.

Kun kaikki poistettavat asiakkaat ovat listattu, toteuta massapoisto painamalla painiketta ‘Toteuta Massapoisto’. Kaikki listassa näkyvät asiakkaat poistetaan ja tätä toimintoa ei voi perua.

Tämän jälkeen lista palauttaa näkyville asiakkaat, jotka oli poistettu poistettavien listalta – mikäli tätä toimintoa oli käytetty. Sulje ikkuna painamalla Etusivu -painiketta tai painamalla ruksia.