Jokaiselle asiakkaalle kirjataan ilmoitus ja/tai aloituspäivä. Ilmoituspäivä on päivä, jolloin asiakkaasta saadaan ensimmäinen tieto. Se voi olla sama kuin aloituspäivä, jos nuoreen saadaan heti yhteys, mutta jos ilmoitus tulee esim. oppilaitokselta, puolustusvoimilta tai siviilipalveluskeskukselta, se voi olla aikaisempi kuin varsinainen aloituspäivä. Aloituspäiväksi suositellaan kirjattavaksi se päivä, kun nuoreen saadaan yhteys, silloin voidaan tarkastella kuinka kauan kesti saada nuori kiinni suhteessa ilmoituspäivään. Mikäli nuoreen ei koskaan saada yhteyttä voi aloituspäivä jäädä tyhjäksi.

Saapumiseen valitaan taho, josta nuori saapui tai ilmoitettiin etsivään nuorisotyöhön. Lain puitteissa tulleilla nuorilla tarkoitetaan niitä nuoria, jotka ovat tulleet ilmoitusvelvollisuuden kautta ja ne voidaan merkitä lisävalinnalla. Saapumistietoja voidaan täsmentää jaksokohtaisella kunta-, yksikkö- tai oma koodi -tiedoilla. Näiden avulla voidaan luokitella jaksotietoja tilastollisesti tarpeen mukaan.

Tarvittaessa voidaan kirjata asiakkaan tavoite ja lisätietoja saapumiseen liittyen niille osoitettuihin tekstikenttiin.

Ilmoittaja ja yhteyshenkilö

Ilmoittaja ja kaksi yhteyshenkilöä voidaan merkitä jaksolle tarpeen mukaan. Näiden kenttien vieressä olevat Hae-painikkeet tuovat esiin Ilmoittaja/ yhteyshenkilö -ikkunan, jonka avulla voidaan lisätä, muuttaa tai poistaa viranomaistahoja valintalistalle. Ilmoittajille ja yhteyshenkilöille voidaan tallentaa nimitietojen lisäksi yhteystietoja. Kun ilmoittaja tai yhteyshenkilö on lisätty lomakkeella, tiedot voidaan valita asiakkaiden jaksoille pudotusvalikolla tai kirjoittamalla osa nimestä. Mikäli et halua, että kirjaamasi henkilö näkyy valintalistalla (esim. omaiset) niin valitse Hae-painikkeen kautta henkilön kohdalle merkintä yksityishenkilö. Ilman merkintää jääneet tai merkinnällä viranomainen tallennetut ilmoittajat tai yhteyshenkilöt puolestaan näkyvät valintalistassa.