5.7 Muistiot

Hakemisto

Muistiot -välilehdelle kirjataan asiakasmuistiota. Muistioon kirjaaminen ei ole tilastollisesti välttämätöntä, mutta se on hyvä työkalu asiakassuhteen kannalta merkityksellisen tiedon kirjaamiseen. Muistio voi olla kommentti tai tilastollinen muistio. Kommenttiin kirjataan yleisiä huomioita ja tärkeitä asiakkuuteen liittyviä asioita. Tilastolliseen muistioon voidaan merkitä tieto tapaamista, puheluista ja muista yhteydenotoista.

Muistioon kirjataan aina päivämäärä, otsikko ja sisältö. Mikäli halutaan tehdä päiväkohtaisten muistioiden sijasta esim. kuukausikohtaista muistiota, voidaan muistiolle kirjata myös päättymispäivämäärä. Kokousmuistioille voidaan kirjata myös kesto kellonaikoina. Hyvin otsikoidut muistiot löytyvät helpommin valintalistoista. Muistioita voi jatkossa suodattaa ja lajitella otsikon, muistion tyypin, oman koodin sekä kirjaajan perusteella. Asiakkaan muistiot ovat näkyvillä uusimmasta vanhimpaan, muiden valintalistojen tapaan.

Tilastolliseen muistioon voidaan merkitä määrällistä tietoa tapaamista, puheluista ja muista yhteydenotoista, jotka kirjataan kysymysmerkki ? -painikkeesta avattavalla ikkunalla. Nämä tilastolliset tiedot ovat myös kirjattavissa muistion oikeassa reunassa. Yhteydenpidon kokonaismääriä voidaan esimerkiksi seurata yhden kuukauden ajan, ja merkitä kuinka paljon asiakkaan kanssa soitellaan ja viestitellään. Etusivun asiakaslista- painikkeella saa esiin muistioiden tilastolliset osuudet, joista voidaan laskea vaikka peruttujen käyntien tai puhelinyhteyksien määrät.

Yhteismuistiolla tarkoitetaan sellaista muistiota, jonka näkevät sekä etsivät että pajan puolella asiakkaaseen kiinnittyneet työntekijät.

Yhteismuistio-valintaruutu on valittava siitä muistiosta, joka halutaan näkyville sekä PARtyn että PARentin puolella. Muuta kuin kahdenkeskistä asiakastyötä voidaan kirjata toimintamuistioihin. Lisätietoja kohdassa 4.5.

Etsivän nuorisotyön muistiotyyppien käyttö 

Yhteydenottopyyntö

Nuoresta tulee ilmoitus joltakin muulta kuin nuorelta itseltään.

  

Kohtaaminen

Etsivä kohtaa nuoria monissa paikoissa, esimerkiksi oppilaitoksissa, nuorisotaloissa, julkisilla paikoilla jalkautuvan työn kautta, aikalisätoiminnan ja kutsuntojen kautta, sekä verkkotapaamisten kuten Discord -päivystyksen kautta.

Kontakti

Nuoren kanssa keskustellaan syvemmin, häntä ohjataan kertaluonteisesti mutta yhteistyötä ei jatketa.

◄ 


Kohdattua nuorta ohjataan kertaluonteisesti mutta uusia tapaamisia ei sovita.

Tavoitettu

Nuoren kanssa aloitetaan yhteistyö, jolle voidaan kohdentaa tavoite ja toimenpiteitä. Nuorta tavataan useampia kertoja.

  

◄


Nuoren kanssa sovitaan jatkosta etsivien kanssa.

Asiakasmuistio

  • Millä tavalla nuoreen on yritetty saada kontaktia ja kuinka usein?

  • Millaisella prosessilla asiakkuus päätyi kontaktiksi tai tavoitetuksi?

  • Mitä nuoren kanssa on tehty ja sovittu?

  • Kuinka paljon nuoren kanssa on soiteltu, laitettu viestejä tai tavattu eri ympäristöissä?

  • Onko peruutettuja tapaamisia tai hukkapuheluita?

  • Paljonko ohjauksesta on digiympäristössä?

  

Toimintamuistio

  • Kohtaamistyötä, pidettyjä ryhmiä, palaverit, informaatiotilaisuudet

  • Kohdattujen nuorten määrä, aika ja paikka

  • Viesti kollegalle miten meni ja mitä on tarpeen ottaa huomioon seuraavalla kerralla

Jos jonkun nuoren kohdalla täyttyy kontaktin tai tavoitetun määritelmä, hänet kirjataan asiakkaaksi kuten tavallisesti. Tällöin voidaan siirtyä käyttämään asiakasmuistiota, johon voidaan kirjata kahdenkeskeistä, asiakaskohtaista prosessia.