Pakolliset tiedot

• Asiakkaan nimi tulisi kirjata mahdollisimman oikein, mutta nimitiedot voidaan kirjata järjestelmään aluksi esim. lempinimellä tai nimimerkillä ja muuttaa tietoja, kun oikeat tiedot saadaan. Myös nimenmuutoksen jälkeen uusi nimi kirjataan järjestelmään vanhan tilalle.
  
  
• Syntymäaika voi olla arvio, jossa oleellista on syntymävuosi, mutta oikean syntymäajan kirjaamiseen pyritään. Virheellinen syntymäaika voidaan merkitä valintaruudulla “Virheellinen syntymäaika” ja korjata se mahdollisesti myöhemmin. Henkilötunnuksen loppuosa voidaan merkitä sille tarkoitettuun kenttään viiden merkin tarkkuudella (esim. -1234 tai A1234). Yhteisasiakkailla henkilötunnuksen loppuosa ei näy etsivän nuorisotyön puolella.
  
  
• Sukupuoli mies nainen tai muun sukupuolinen valitaan aina. Yleisissä tilastoissa muun sukupuoliset lasketaan kohtaan kaikki.
  
  
• Äidinkieli merkitään, jos se on tiedossa. Muulloin kenttään laitetaan ’Ei tietoa’, joka voidaan täydentää myöhemmin. Jos äidinkieli on jokin muu kuin listassa jo valmiiksi oleva kieli, voit kirjoittaa sen kenttään. Muut kuin pudotusvalikon valinnat lasketaan aina tilastoissa kohtaan: muu, mikä.

Tilastolliset tiedot

• Kuntakoodi on hyvä merkitä, mikäli pajatyötä tehdään useamman kunnan alueella. On tärkeää saada jokaiselle kunnalle omat tilastot ja silloin kuntakoodi on myös ”pakollinen tieto”. Kuntakoodit määritellään etukäteen ja pääkäyttäjä kirjaa ne järjestelmään. Jos toimitaan vain yhden kunnan alueella kuntakoodit voi ohittaa tai niitä voidaan käyttää esim. kaupunginosakoodeina, jos sille on tarvetta.
  
  
• Yksikkökoodi toimii kuten kuntakoodi, se määritellään omissa koodeissa ja sen avulla saadaan laskettua tilastoja yksikkökohtaisesti.

Kunta- ja yksikkökoodeja voidaan kirjata asiakkaan perustietoihin sekä jaksotietoihin. 

Vapaaehtoisesti kirjattavat asiakastiedot

Sivun oikeaan lohkoon voidaan kirjata asiakkaan koulutukseen ja työkokemukseen liittyviä tietoja, esitysosaamisia, tavoitteita, vahvuuksia/heikkouksia, toimintaan vaikuttavia perhe- tai terveystietoja ja muita taustatietoja. Esimerkiksi Muu tausta -välilehdelle on mahdollisuus kirjata tiedot asevelvollisuudesta, ajokortista sekä suoritetuista korttikoulutuksista. Näiden välilehtien tiedot perustuvat OsaajaPlus- lomakkeistoon.

Kirjaa vain asiakkuuden hoitamisen kannalta oleellisia tietoja ja muista henkilötietolain rajoitukset turhan tiedon keräämisestä/säilyttämisestä!

Yhteisasiakkuus etsivien kanssa

Siirrä etsiville-painike siirtää asiakkaan näkyviin myös etsivien puolelle. Asiakkaasta näkyy silloin yhteisesti perustiedot, tilanne sekä yhteismuistiot. Etsivässä nuorisotyössä ja työpajalla on siis oltava tässä tapauksessa käytössä jo yhteinen PAR-ohjelma.

Muutokset yhteisasiakkaiden perustietoihin ja tilastotietoihin näkyvät sekä PARtyn että PARentin puolella. Jos muistio merkitään yhteismuistioksi, näkyy sekin molemmissa ohjelmissa.

Yhteisasiakkuus päättyy vasta kun asiakas poistetaan PARtyn tai PARentin puolelta. Työpajan poistama asiakas jää siis näkyviin etsivien puolelle, kunnes asiakas poistetaan myös sieltä.