Jokaiselle asiakkaalle kirjataan ilmoitus ja/tai aloituspäivä. Ilmoituspäivä on päivä, jolloin asiakkaasta saadaan ensimmäinen tieto. Se voi olla sama kuin aloituspäivä, mutta jos ilmoitus tulee ennen varsinaisen jakson alkamista, se voi olla aikaisempi kuin varsinainen aloituspäivä. Aloitus- ja päättymispäiväksi merkitään sopimusten mukaiset päivämäärät.

Jaksot voidaan aina merkitä sopimusten mukaan, jolloin jokaisesta sopimuksesta tulee uusi jakso. Tällä saadaan esiin asiakkaan polku sopimusten valossa ja pystytään laskemaan tarkasti asiakkuuden kesto pajalla. Toisinaan voi olla perusteltua muuttaa vain sopimuksen päättymispäivää uuden sopimuksen mukaan, mikäli sopimuksessa ei ole tapahtunut oleellisia muutoksia eikä sopimusten välillä ole ajallista katkoa.

Saapumiseen valitaan työpajajakson aloitteen tehnyt taho, josta asiakas saapui tai ilmoitettiin työpajalle. Halutessaan saapumistietoja voidaan täsmentää omilla koodeilla, kuten Tilaaja -koodilla, johon voidaan merkitä tilaaja tai lähettävä taho. Lisäksi jaksokohtaisia omia koodeja ovat kunta-, yksikkö- tai oma koodi, joita voidaan käyttää asiakashallinnassa. Näiden avulla voidaan luokitella jaksotietoja tilastollisesti tarpeen mukaan.

Toimenpiteet

Jokaiselle jaksolle merkitään sopimuksen mukainen toimenpide pudotusvalikosta. Toimenpidettä voidaan tarkentaa koodilla “Oma toimenpide”, johon voi luoda valikon niistä toimenpiteistä, joista halutaan lisätietoa tai joita ei Toimenpide-valikosta löydy. Esimerkiksi toimenpiteisiin voidaan valita Kelan ammatillinen kuntoutus ja Oma toimenpide -valikossa täydentää sen olevan Nuotta-valmennusta.

Toimenpiteen toteuttamisen muoto “yksilö tai ryhmä” voidaan myös valita jaksokohtaisesti. Tarvittaessa voidaan kirjata asiakkaan tavoite ja lisätietoja jaksoon liittyen niille osoitettuihin tekstikenttiin.

Mikäli asiakkaan jakso toteutetaan starttivalmennuksena tai seinättömänä pajatoimintana, niin muista tehdä jaksokohtainen merkintä valintaruuduista! Jos organisaatiossasi tehdään vain starttivalmennusta tai seinätöntä pajatoimintaa valitse silti aina tämä valinta.

Ilmoittaja ja yhteyshenkilö

Ilmoittaja ja kaksi yhteyshenkilöä voidaan merkitä jaksolle tarpeen mukaan. Näiden kenttien vieressä olevat Hae-painikkeet tuovat esiin Ilmoittaja/ yhteyshenkilö -ikkunan, jonka avulla voidaan lisätä, muuttaa tai poistaa viranomaistahoja valintalistalle. Ilmoittajille ja yhteyshenkilöille voidaan tallentaa nimitietojen lisäksi yhteystietoja. Kun ilmoittaja tai yhteyshenkilö on lisätty lomakkeella, tiedot voidaan valita asiakkaiden jaksoille pudotusvalikolla tai kirjoittamalla osa nimestä. Mikäli et halua, että kirjaamasi henkilö näkyy valintalistalla (esim. omaiset) niin valitse

Hae-painikkeen kautta henkilön kohdalle merkintä yksityishenkilö. Ilman merkintää jääneet tai merkinnällä viranomainen tallennetut ilmoittajat tai yhteyshenkilöt puolestaan näkyvät valintalistassa.

Haastattelut

Jos asiakkaille on tapana pitää alkuhaastattelu, voidaan haastateltu asiakas kirjata normaalisti järjestelmään ja merkitä Jaksot-osioon, että asiakas on haastateltu ja kuka haastattelun on tehnyt. Haastateltujen asiakkaiden tila voi olla jonossa tai tulossa valmennukseen. Mikäli haastattelu ei johda asiakkuuteen, kirjataan asiakas päättyneeksi ja ainoaksi toimenpiteeksi jää jokin muu toimenpide: haastattelu. Jos halutaan tarkempaa selvitystä, voidaan haastattelusta ja jatkosuunnitelmista tehdä muistio.