Jakson päättymiseen liittyviä tietoja merkitään sivun oikeaan lohkoon. Pakollinen tieto on ainoastaan asiakkaan sijoittuminen jakson jälkeen. Sijoittumistieto on hyvä merkitä aina jokaisen jakson jälkeen, vaikka asiakas jatkaisi uudella sopimuksella pajalla, tällöin sijoittuminen on: edelleen pajalla. Asiakkuuden päättymisen yhteydessä tila on syytä merkitä päättyneeksi tai 1. vuoden seurannassa olevaksi. Mikäli jakso on päättynyt, mutta tila ei ole kirjattu päättyneeksi näkyy etusivulla kirjain A.

Jakson tietoihin voi kirjata onko jakso keskeytynyt, onko päättyminen ollut hallittu (yhdessä sovittu, ennakoitu) vai hallitsematon ja onko jatkopaikka tiedossa vai ei. Lisäksi omiin koodeihin voi tehdä valikon “päättymisen syy”, mikäli organisaatiossa halutaan seurata päättymistä muun arvoin kuin sijoittumisen osalta.

Asiakas näkyy tilastolaskennassa, kunnes päättymispäivä on merkitty! Tilastoissa katsotaan asiakkuus päättyneeksi, kun viimeiselle jaksolle (kaikille jaksoille) on merkitty päättymispäivä riippumatta siitä, mikä asiakkuuden statukseksi on merkitty. Jos asiakkaalle tulee tämän jälkeen uusi jakso, asiakkuus jatkuu myös tilastollisesti.

Asiakkaat, joiden jaksoista puuttuu tietoja, kuten päättymispäivä, löytyvät etusivulta D-kirjain koodilla. Neljä viikkoa ennen jakson/sopimuksen päättymistä etusivulla näkyy myös Z-kirjain, jonka perässä näkyvä numero kertoo, kuinka monta viikkoa asiakkuutta on jäljellä.

Tilanne vuoden jälkeen

Asiakkaan tilannetta voidaan seurata päättyvän jakson jälkeen seuraavana kalenterivuonna. Jos asiakkaalle on kirjattu uusi jakso seuraavalle vuodelle, ohjelma tunnistaa tilanteeksi ’edelleen työpajalla’. Tilanne 1. vuoden jälkeen tarkoittaa, että järjestelmässä on seurantatieto edellisenä kalenterivuonna päättyneelle jaksolle – ei siis ole tarvetta seurata, milloin jakson päättymisestä on kulunut tasan vuosi. Asiakkaan seuranta on vapaaehtoista, mutta suositeltavaa, koska suora sijoittuminen ei välttämättä kerro sitä, että asiakas on päätynyt valmennuksen jälkeen esim. koulutukseen tai työhön. Tilannetta voidaan lisäksi seurata organisaatiolle sopivalla omalla seuranta-ajalla esimerkiksi puolivuosittain.

Työnantaja ja oppilaitos

Asiakkaalle voidaan kirjoittaa lisätietoja jakson päättymiseen liittyen sekä työnantaja ja/tai oppilaitos, johon asiakas siirtyy. Jos näistä on aikaisempi merkintä järjestelmässä, tiedot ovat valittavissa ”Hae” -painikkeella. Hae -painike avaa ikkunan, johon voi tarkentaa tietoja oppilaitokseen tai tietylle työnantajalle siirtymisestä. Paikallisten oppilaitosten ja työnantajien nimiä voi tallentaa valmiiksi myös omiin koodeihin, jolloin ne näkyvät pudotusvalikossa.