Työmaapäiväkirjaa täytetään ja käytetään pääasiassa etusivun Työmaapäiväkirja painikkeen kautta kalenterimuotoisessa näkymässä, johon valmentautujien työpäivät esitäytetään työaikasuunnitelmien pohjalta. Valmiit työmaapäiväkirjamerkinnät tulevat esille myös jokaisen asiakkaan asiakaskortille, jonka kautta läsnä- ja poissaolotietoja voi myös lisätä, muuttaa tai poistaa. Mikäli käytät työmaapäiväkirjaa asiakaskortilla, muista myös valita sidos jaksoon, johon merkintä kohdistuu. Työmaapäiväkirjaan merkitään työpäivän toteutunut työaika. Siihen voidaan kirjata päivittäiset työtehtävät, yksilövalmennus tunteina, huomioita sekä läsnä-/poissaolotunnit ja poissaolon syy. Huomiot voivat olla valmentajan tekemiä havaintoja asiakkaan työstä tai päivän sujumisesta. Näiden merkintöjen pohjalta luodaan jatkossa erilaisia raportteja asiakkaalle ja valmennusjakson tilaajille. Erilaiset läsnä- ja poissaolomerkintöihin perustuvat raportit kuten TT3-tulosteet ja osallistumisraportit eivät toimi, jos työmaapäiväkirjaa ei käytetä.

Etusivun työmaapäiväkirjan käyttöohje

Aloita työmaapäiväkirjan käyttö painamalla etusivulta Tm.pvkirja -painiketta. Työmaapäiväkirjassa on 5 osiota:

Peruspainikkeet

• Os.raportti: Näyttää kaikki PAR-järjestelmästä saatavat raportit
• Tallenna: Tallentaa kirjaamiskuukauteen tehdyt muutokset
• Etusivu: Palaa takaisin etusivulle

Suodatusvalinnat

Suodatusvalinnoilla voit määrittää miltä ajalta ja keitä asiakkaita näytetään listoilla. Huomaa, että suodatuksen vaihtaminen hylkää kaikki muutokset.

• Kuukausivalinta: Valitse listalta haluamasi kohdekuukausi. Oletuksena valitaan kuluva kuukausi.
• Vuosivalinta: Valitse listalta haluamasi kohdevuosi. Oletuksena valitaan kuluva vuosi.
• Suodata asiakkaat: Voit suodattaa asiakkaat omiin, valitun yksikön asiakkaisiin tai valita kaikki asiakkaat. Valintamahdollisuudet riippuvat käyttöoikeuksista, joita voi olla rajoitettu pääkäyttäjän toimesta.  

Päivämäärävalitsin

Päivämäärävalitsin näyttää kuinka paljon työmaapäiväkirjamerkintöjä on tehty minäkin päivänä. Arkipyhät ja viikonloput tulkitaan vapaina ja niitä ei tarvitse erikseen täyttää. Viikonpäivien edessä voi olla tähti (*) -merkintä jos päivämäärä on arkipyhä tai viikonloppu ja tulevaisuudessa olevissa merkinnöissä on suurempi kuin (>) -merkintä. Päiväkirjamerkintöjä voi ennakkoon täyttää kahdelta kuukaudelta. Voit vertailla eri päiviä helposti pitämällä hiiren painiketta pohjassa ja samalla vetämällä hiirikursoria listaa pitkin tai selaamalla listaa nuolinäppäimillä.

Asiakasvalitsin

Tähän tulee näkyviin asiakkaat, keillä on valittuna päivänä jokin jakso voimassa ja asiakkuus kuuluu asiakassuodatukseen. Listassa näkyy asiakkaan nimen lisäksi työmaapäiväkirjan tila, jakson toimenpiteen muoto ja työaika. Työmaapäiväkirjan tiloja ovat:

• PUUTTUU: Työmaapäiväkirjamerkintä puuttuu tältä päivältä kokonaan
• VALMIS: Työmaapäiväkirjamerkinnät on tehty ja tallennettu
• SUUN.: Työmaapäiväkirjamerkintä on luotu automaattisesti työaikasuunnitelman perusteella, mutta sitä pitää vielä muokata ja tallentaa. Suunnittelutilaan merkinnän voi jättää valitsemalla "Merkintä on kesken"
• VAPAA: Päivä on tulkittu vapaapäiväksi ja siitä ei tarvitse välittää, ellei asiakas ole ollut töissä silloin. Siinä tapauksessa merkintää vain muokataan tarpeen mukaisesti. Huomaathan, että työaikasuunnitelma voi myös kumota viikonloppuvapaan.
• MUOK.: Asiakkaan työmaapäiväkirja-merkintää on muokattu ja tehdyt muutokset tulee tallentaa saattaaksesi merkinnän VALMIS-tilaan
• TULEVA: Työmaapäiväkirjamerkintä ei ole vielä ajankohtainen, mutta voit ennakkoon täyttää tietoja.

Huomaa, että jos asiakkaalla on useampi yhtäaikainen jakso voimassa samalla päivämäärällä, listassa näkyy sama ihminen useasti. Tätä eroa pyritään näyttämään listassa Toimenpide -muodolla, joka on kiinnitetty asiakkaaseen. Muissa tapauksissa asiakas näkyy listassa vain kerran.

Valitun asiakkaan työmaapäiväkirjamerkinnät

Merkitse, milloin asiakas on aloittanut ja päättänyt työajan, ja miten asiakkaan työpäivä on sujunut. Työaika-merkinnät ovat pakollisia, jos Läsnä-/poissaolo -merkintä on jotain muuta kuin “Vapaa”, “Vuosiloma” tai “Arkipyhä”.
Voit tarvittaessa tehdä yhdelle päivälle useamman merkinnän esimerkiksi, jos asiakas on sairastunut kesken työpäivää. Valitse ja lisää päivän merkintöjä yläosasta olevassa Merkinnän numero -valinnoista. Sido jaksoon -teksti kertoo mihin jaksoon työmaapäiväkirjamerkintä on kiinnitetty. Sidos luodaan automaattisesti, mutta tarvittaessa sen voi myös vaihtaa.
Työmaapäiväkirjan yläpalkista näet keskeneräisten merkintöjen määrän suhteessa valmiisiin merkintöihin kuukausikohtaisesti, esimerkiksi: ELOKUU 2019 Tehty 53/113. Muista tallentaa muutokset ennen uutta suodatusta tai lomakkeelta poistumista.

Työmaapäiväkirja esitäytetään työaikasuunnitelmien pohjalta, jotka kirjataan asiakaskohtaisesti (ks. 6.6. Työaika). Työaikamerkintöjä voit tehdä edelleen myös asiakaskortilla, jolloin merkintä on aina ”VALMIS” tai varsinaisen työmaapäiväkirja-työkalun kautta.