Työntekijöiden kirjaus tapahtuu valitsemalla Organisaatio-sivulta Työntekijät-välilehti.

Käyttäjäprofiilit luodaan ja muokataan aina Työntekijät-välilehdellä. Tältä sivulta näkee myös työntekijöiden käyttäjätunnukset.

Lisää-painikkeesta avautuu tyhjä työntekijän sivu, johon voi kirjata uuden työntekijän tiedot. Muokkaa-painikkeella pystyy puolestaan tarkastamaan ja muuttamaan olemassa olevan työntekijän tietoja. Työsuhteiden päätyttyä voi halutessaan poistaa työntekijän järjestelmästä Poista-painikkeella tai vaihtoehtoisesti valita käyttöoikeuksista “ei aktiivisia oikeuksia”-valinnan, jolloin käyttäjätunnuksen voi vielä aktivoida myöhemmin.

Pääkäyttäjä vastaa työntekijätietojen ajantasaisuudesta ja muutoksista, työntekijöillä on vain katseluoikeudet omiin tietoihin.

Uuden työntekijän luominen

Työntekijä kirjataan aina etsivien (PARent) tai työpajojen (PARTy) puolelle. Jos yhdelle työntekijälle halutaan tunnukset molemmille puolille, on hänelle tehtävä tunnukset molemmille puolille.
Uudelle työntekijälle on kirjattava kaikki pakolliset tiedot ja määriteltävä käyttöoikeudet (3.3. Käyttöoikeudet). Ensimmäisen tallennuksen yhteydessä ohjelma ilmoittaa työntekijän henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja antaa aloitus salasanaksi ‘VAIHDASalasana’ (kirjainkoolla on merkitystä!).

Huomioitavat kentät

Pakolliset/suositeltavat kentät ovat tummennettu ja alleviivattu. Esittelemme muutaman kysymyksiä herättäneen kohdan:

• Yksikkö -koodia käyttävien organisaatioiden (työpajojen) tulee merkitä työntekijälle yksikkö, mikäli yksikkökohtaisia käyttöoikeuksia käytetään.
  
  
• Työkokemus nuorten parissa tehdystä työstä kirjataan vuosina ja halutessaan kuukausina numeromuodossa.
  
  
• Henkilötyövuodet (HTV) on kirjattava jokaiselle työntekijälle. HTV:lla tarkoitetaan raportoitavan kalenterivuoden aikana tehtyä työtä desimaalilukuna 0,00-1,00 (koko vuosi täysipäiväisenä työntekijänä on 1 HTV).
  
  
• Työtehtävät ja niihin kohdistuvan työn %-osuus kirjataan suhteessa työtehtäviin, joiden yhteenlaskettu summa on aina 100 %. Jos työtehtävät ovat yksilö- ja työvalmentaja voivat niihin kirjatut työosuudet olla esim 30 % ja 70 % = 100 %. 100 % on aina yhtä kuin kirjattu HTV:n määrä.
  
  
• Statuksen kirjaamisen tarkoitus on auttaa työsuhteen katkojen havainnoimisessa. Vain työsuhteen katkot ja niiden kesto on tarpeen merkitä.
  
  
• Työntekijä, jota ei haluta tilastoida PARkki vuositilastoon voidaan merkitä valinnalla "Työntekijää ei tilastoida".

Salasanat

Kukin työntekijä huolehtii itse omasta salasanastaan. Salasana on vaihdettava heti ensimmäisellä kirjautumiskerralla sekä säännöllisin väliajoin sen jälkeen! Pääkäyttäjä pääsee antamaan käyttäjille uuden salasanan unohtuneen tilalle kirjautumalla ohjelmaan ja siirtymällä Organisaatio-painikkeen kautta Työntekijät-välilehdelle, josta hän voi valita työntekijän, jolle haluaa vaihtaa salasanan. Väliaikainen salasana annetaan Vaihda salasana -painikkeella.

Pääkäyttäjän salasanan voi vaihtaa vain toinen pääkäyttäjä. Jos kirjautumisen kanssa on ongelmia, ota yhteys PAR-käyttäjätukeen.