Arbetsplatsjournalen fylls i och används i huvudsak via knappen Arbetsplatsjournal på förstasidan i kalendervyn, där arbetsdagarna för de som tränar förhandsifylls på basis av arbetstidsplanen. Färdiga anteckningar i arbetsplatsjournalen visas även på varje klients klientkort, via vilket även uppgifter om närvaro och frånvaro kan läggas till, redigeras eller tas bort. Om du använder arbetsplatsjournal på klientkortet, kom även ihåg att välja en koppling till perioden till vilken anteckningen riktas.

I arbetsplatsjournalen antecknas den utförda arbetstiden under arbetsdagen. Dagliga arbetsuppgifter, individuell träning i timmar, anmärkningar och närvaro-/frånvarotimmar och orsaken till frånvaro kan antecknas i journalen. Anmärkningarna kan bestå av observationer som tränaren gjort om klientens arbete eller dag. Utfall som antecknats i arbetsplatsjournalen om träningsperiodens närvaro och frånvaro kan jämföras med arbetstidsplanen. I fortsättningen går det att skapa olika rapporter för klienten och beställarna av träningsperioden utifrån dessa anteckningar. Rapporter baserade på olika anteckningar om närvaro och frånvaro, såsom TT3-utskrifter och deltagarrapporter, fungerar inte om arbetsplatsjournalen inte används.

Anvisning för ifyllande av arbetsplatsjournalen på förstasidan

Börja att använda arbetsplatsjournalen genom att klicka på Arb.journal-knappen på förstasidan. Arbetsplatsjournalen har 5 delar:

Basknappar

• De.rapport: Visar alla tillgängliga rapporter i PAR-systemet
• Spara: Sparar ändringar i månadenet
• Förstasida: Tillbaka till förstasidan

Filteralternativ

Filteralternativ hjälper dig att definiera tidsperioden och klienterna som syns i listorna. Observera att byte av filter stryker alla ändringar.

• Månadsval: Välj önskad månad från listan. Förvalt värde är den pågående månaden.
• Årsval: Välj önskat år från listan. Förvalt värde är det pågående året.
• Filtrera klienter: Du kan filtrera klienter för att visa den egna enhetens klienter eller välja alla klienter. Tillgängliga alternativ beror på dina behörigheter som administratören kan ha begränsat.   

Datumval

Datumvalet visar hur många anteckningar i arbetsplatsjournalen registrerats varje dag. Söckenhelger och veckoslut anses vara lediga och behöver inte fyllas i separat. Om datumet är en söckenhelg eller veckoslut kan veckodagarna föregås av en asterisk (*) och framtida anteckningar har ett ‘större än’ tecken (>). Journalanteckningar kan man skapa två månader i förväg. Du kan enkelt jämföra olika dagar genom att hålla musknappen tryckt och samtidigt dra muspekaren över listan, eller bläddra listan med piltangenterna.

Klientval

Här kan du se klienterna som har en pågående period under den valda dagen och klientskap hör till klient filtrering. Listan visar förutom klients namn, också arbetsplatsjournalens status och periodens åtgärdsform. Status för arbetsplatsjournalen:

• SAKNAS: Anteckningen i arbetsplatsjournalen saknas helt för dagen
• KLAR: Anteckningarna i arbetsplatsjournalen har skapats och sparats
• PLAN: Anteckningen i arbetsplatsjournalen skapades automatiskt genom arbetstidsplanen, men den måste redigeras och sparas.
• LEDIG: Dagen tolkas som en ledig dag och kan ignoreras om inte klienten var på jobbet den dagen. I så fall redigeras anteckningen enligt behov. Observera att arbetstidsplanen också kan annullera veckoslutsledigheten.
• REDIG.: Klientens anteckning i arbetsplatsjournalen har redigerats och ändringarna måste sparas för att ändra status till KLAR
• KOMMANDE: Anteckningen i arbetsplatsjournalen är inte aktuell än, men du kan fylla i uppgifter i förväg.

Observera att om klienten har flera samtidiga giltiga perioder med samma datum, kan samma person finnas flera gånger i listan. Denna skillnad försöker vi visa i listan med åtgärdsformen som är kopplad till klienten. I andra fall finns klienten bara en gång i listan!

Anteckningar i arbetsplatsjournalen för den valda klienten

Anteckna när klienten började och slutade sin arbetsdag och hur arbetsdagen gick. Arbetstid-anteckningarna är obligatoriska om Närvaro/frånvaro-anteckningen är annat än “Ledig”, “Semester” eller “Söckenhelg”. Du kan skapa flera anteckningar för samma dag vid behov, t.ex. om klienten blev sjuk under arbetsdagen. Välj och lägg till dagens anteckningar genom alternativen i Inmatningsnummer i den övre delen. Texten “Binda till perioden” visar vilken periodanteckningen i arbetsplatsjournalen hör till. Bindningen är automatisk men kan ändras vid behov.

Den övre menyraden i arbetsplatsjournalen visar andelen oavslutade anteckningar i förhållande till färdiga anteckningar per månad, till exempel: AUGUSTI 2019 Skapade 53/113. Kom ihåg att spara ändringar innan ny filtrering eller när du navigerar bort från formuläret.

Arbetsplatsjournalen fylls i på förhand baserad på arbetstidsplaner, som registreras på klientbasis (se 6.6 Arbetstid). Arbetstidsanteckningar kan fortfarande skapas via klientkortet, då är statusen alltid “KLAR”, eller genom det egentliga arbetsplatsjournal-verktyget.